Transformation digitale par ci, digitalisation par là, il n’y a pas à dire, la transformation numérique au sein de nos entreprises fait son chemin. Que ce soit du côté des commerciaux, des consultants et même du côté des RH, elle prône l’idée d’améliorer la réactivité, la productivité et la communication.
Dans cet article, c’est la transformation digitale au sein de la fonction RH qui va nous intéresser et plus particulièrement celle de la gestion de la paie.
Comment améliorer la gestion de la paie ? Comment sécuriser la paie ? Ou encore comment mettre en place un processus de paie ? Et tout ceci en améliorant la performance RH.
Voilà un grand défi pour la fonction RH.
Quelques chiffres
En 2019, les principaux motifs de régularisation de l’URSSAF sont les « Rémunérations non soumises à cotisations » avec 33% des régularisations. Cela représente 314 millions d’euros de régularisation.
Les exonérations de cotisations sociales et les frais professionnels représentent également une source d’erreurs non négligeables avec 19.5% des régularisations pour le premier et 19.2% des régularisations pour le second.
(Source : contrôle des cotisants – 2019)
C’est quoi la gestion de la paie ?
Gestion de la paie définition
La gestion de la paie est le processus qui permet à l’employeur de payer son collaborateur en contrepartie du travail qu’il a effectué.
Cette contrepartie se caractérise par le versement d’un salaire dont le justificatif est ce qu’on appelle le « bulletin de salaire » ou la « fiche de paie ».
La gestion de la paie est une partie intégrante de la gestion administrative du personnel. Elle est obligatoire lorsque vous avez des salariés et son processus est soumis aux évolutions réglementaires ainsi qu’aux conventions collectives.
Généralement, ce sont les Ressources Humaines (ou le gestionnaire de paie) et la comptabilité qui sont les principales parties prenantes de ce processus.
Quels sont les enjeux de la paie ?
7/10 contrôles comptables d’assiette génèrent la détection d’une erreur selon l’URSSAF et entraînent par conséquent une régularisation.
Ainsi, avoir un processus de paie de qualité est important pour les entreprises, car les enjeux ne sont pas des moindres. Et les conséquences en cas d’erreur non plus. Voyons dans un premier temps les enjeux d’un bon processus de paie.
Les enjeux réglementaires liés à la paie
Le cadre réglementaire qui touche à la paie évolue constamment. De ce fait, les RH ou le gestionnaire de paie doivent constamment se tenir informés des mises à jour.
Les informations à surveiller sont notamment liées :
- A la base salariale.
- Aux taux de cotisation.
- Aux accords d’entreprises.
- Aux conventions collectives.
- Au droit social.
- Etc.
En effet, l’entreprise peut être soumise à un contrôle de l’URSSAF qui va s’assurer que la législation de sécurité sociale et d’assurance chômage est bien mise en œuvre, sans oublier la véracité des déclarations réalisées.
Les enjeux financiers liés à la paie
La gestion de la paie étant régulée par la législation, des contrôles peuvent être effectués. De ces contrôles, peuvent découler des sanctions financières en cas d’erreur, de dissimulation, de fraudes, de non-conformité, etc.
Les contrôles sont effectués par des organismes compétents tels que l’URSSAF, les Prud’hommes, l’Inspection du travail, etc.
Par exemple, si l’employeur ne fournit pas chaque mois la fiche de paie à son collaborateur, il peut avoir une amende pouvant atteindre les 450€ par fiches de paie non reçue par le collaborateur et notamment payer des dommages et intérêts.
Les enjeux de confidentialité et de sécurité liés à la paie
Pour effectuer le traitement de la fiche de paie, l’entreprise doit utiliser certaines données relatives aux collaborateurs. Ces données sont qualifiées comme étant personnelles et sont donc soumises aux RGPD (règlement général de la protection des données).
S’ajoute à cela, l’utilisation par de plus en plus d’entreprises de logiciels pour gérer l’administration du personnel comme les logiciels de paie, le logiciel de gestion des temps et des activités, les SIRH, etc.
L’employeur se doit de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles de ses collaborateurs.
Ainsi, des processus internes doivent être établis pour garantir la confidentialité des données personnelles des collaborateurs et des normes de cybersécurité prises en compte pour prévenir la fuite de données.
Ce qu’il faut retenir, c’est que la gestion de la paie est une procédure obligatoire lorsqu’une entreprise emploie des salariés. Ce processus est soumis à la législation, aux accords d’entreprise et aux conventions collectives. La non-conformité de ce processus entraîne de lourdes conséquences pour l’entreprise d’un point de vue financier et aussi sur la réputation de cette dernière.
C’est la raison pour laquelle l’entreprise doit établir un processus de paie conforme et de qualité.
Pour cela, il faut d’abord analyser le processus de la gestion de la paie afin d’en comprendre chacune des étapes.
Comment se fait la gestion de la paie ?
La réalisation du processus de paie ne se résume pas à l’envoi du bulletin de salaire aux employés de l’entreprise.
La gestion de la paie est un processus chronophage et fastidieux, car elle demande beaucoup de rigueur.
Le processus se déroule en 5 étapes :
- Le recueil des données liées à l’activité du collaborateur.
- La saisie des données liées aux salaires.
- La gestion comptable et le paiement.
- La transmission du bulletin de salaire.
- La déclaration sociale nominative.
Le recueil des données liées à l’activité du collaborateur
Pour établir la rémunération, le gestionnaire de la paie doit récupérer les données relatives à l’activité du salarié comme ses congés payés, ses heures de travail, ses absences, etc.
Pour récupérer ces informations, le gestionnaire peut avoir accès au compte rendu d’activité des salariés, par exemple, qui retrace l’ensemble des activités du mois du collaborateur. Encore faut-il que ce document soit rempli par ce dernier.
Cette étape peut être consommatrice de temps lorsqu’il faut effectuer des relances pour obtenir les données manquantes, par exemple.
La saisie des données liées aux salaires
Le salaire peut être composé de différents éléments. Ces variations sont un des facteurs qui rendent la gestion de la paie rébarbative.
En effet, le salaire de base représente 80.3% de la rémunération brute et 19.7% sont des éléments variables.
Parmi ces éléments, on compte :
- L’épargne salariale.
- Les heures supplémentaires et complémentaires.
- Les primes et compléments.
- Les indemnités de chômages partiels, de licenciement, etc.
(source :La structure des rémunérations – DARES)
Selon une étude de la DARES, 91.9% des salariés sont concernés par des éléments variables de rémunération.
(source :La structure des rémunérations – DARES)
Il faut ensuite saisir les données concernant les cotisations et contributions sans oublier le prélèvement à la source.
La gestion comptable et le paiement
Il s’agit des différentes saisies comptables réalisées pour le versement du salaire, des retenues et charges patronales.
La transmission du bulletin de salaire
Le bulletin de salaire ou « fiche de paie » est le justificatif du versement de salaire par l’employeur.
Elle est émise chaque mois par l’entreprise sous forme dématérialisée (sauf indication contraire de la part du salarié).
La production d’une fiche de paie n’est pas arbitraire, elle doit être conforme et contenir certaines mentions obligatoires.
Les obligations de l’employeur
- L’employeur doit remettre, pour chaque mois travaillé, une fiche de paie au collaborateur.
- Il doit lui transmettre au format dématérialisé sauf indication contraire de la part du salarié.
- L’entreprise doit conserver un double des bulletins de salaire pendant 5 ans minimum.
- L’entreprise doit également garantir l’accès du bulletin de paie dématérialisé pendant une durée de 50 ans ou alors jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans, à défaut il faut lui remettre une version papier ou garantir le fait qu’il les a bien récupérés (contre décharge).
Les mentions obligatoires sur une fiche de paie
- Les informations relatives à l’employeur : nom, adresse, SIRET code APE ou NAF.
- Les informations relatives au salarié : nom, fonction, niveau ou coefficient hiérarchique.
- La convention collective qui s’applique ou la référence au code du travail pour les CP et délais de préavis.
- La période et le nombre d’heures de travail.
- La nature de la base de calcul du salaire.
- La rémunération brute du salarié.
- Le montant des cotisations de protection sociale.
- Le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions sociales (avant les exonérations et les exemptions).
- Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
- La nature et le montant des variables de salaire (primes, frais professionnels, etc.).
- La nature et le montant des autres versements (frais de transport).
- Les indemnités de congés payés et la date.
- Le montant net à payer avant l’impôt sur le revenu.
- Le montant de l’impôt sur le revenu.
- Le type de taux choisit pour le prélèvement à la source et son niveau.
- La rémunération nette.
- La date de paiement.
- Le montant total versé par l’employeur.
- Le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie.
- Le site sur le site service-public.fr dédié aux bulletins de salaire.
- Indication concernant la conservation sans limitation de la fiche de paie.
La déclaration sociale nominative (DSN)
Qu’est-ce que la DSN ?
Chaque mois l’entreprise doit transmettre des informations à plusieurs organismes comme Pôle emploi, URSSAF, CPAM, etc.
C’est à travers la déclaration sociale nominative que ces informations sont transmises. Ce fichier est produit à partir des informations de la paie de l’entreprise.
Les informations transmises concernent :
- Les arrêts maladies, maternité, paternité, accident de travail, etc.
- Démission, licenciement, etc.
C’est une procédure obligatoire et mensuelle qui doit être effectuée avant le 5 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés et avant le 15 du mois pour les autres entreprises.
Les sanctions en cas d’oubli
En cas de retard sur la transmission de la DSN l’entreprise peut faire l’objet d’une sanction de 1.5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par mois de retard (montant plafonné à 150%).
Pour les entreprises qui n’effectuent pas cette procédure, il y aura également des conséquences financières à savoir 0.5% de pénalité du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.
Les montants plafonnés varient entre 750 € et 10 000 €.
La gestion de la paie est une succession de démarches administratives, de collectes de données et de saisies. C’est un processus qui demande du temps et de la précision.
En effet, les erreurs de saisies peuvent causer des conflits auprès du salarié concerné et des organismes relatifs à la paie.
La collecte de données nécessite du temps pour vérifier leur fiabilité et leur qualité.
Il faut donc constamment être aux aguets des évolutions réglementaires et des pratiques.
D’ailleurs selon une étude des éditions Tissot, 47% des RH interrogés veulent avoir les clés pour maîtriser les évolutions réglementaires.
Ceci montre que le principal frein à la conformité est la mise à jour des données réglementaires.
En outre, 43% des RH souhaitent également alléger les tâches de saisies et notamment de ressaisie.
L’utilisation d’outils digitaux permettrait de soulager le gestionnaire de paie. Toujours selon cette étude 86% pensent que les outils digitaux sont utiles pour la paie.
Les avantages de la digitalisation de la paie
Comme évoqué précédemment, la gestion administrative de la paie est un travail très prenant.
Il demande de saisir manuellement de nombreuses données et les erreurs peuvent vite fausser le bulletin de salaire.
La digitalisation de la paie devient donc indispensable pour accompagner le processus de paie.
A la question « quels bénéfices voyez-vous à l’utilisation d’outils/ services RH en ligne » les Ressources Humaines ont répondu :
- Gain de temps et d’efficacité.
- Diminution de l’utilisation du papier.
- L’accessibilité d’importe où et n’importe quand.
- La simplification du travail.
- La sécurisation des processus et données.
- Plus de temps pour se consacrer à l’humain.
- Adaptation au changement.
- Partage de connaissances et collaborations.
(Source : Edition Tissot 2021)
L’utilisation d’outils digitaux pour accompagner le processus paie est bénéfique car il permet de rendre le processus moins répétitif, d’éviter les erreurs de saisie et donc les conflits avec les organismes compétents et les salariés.
Ce n’est pas pour rien si 80% des interrogés utilisent un logiciel de paie.
Les freins à la digitalisation de la paie
Le prix reste le frein principal à la mise en œuvre de solution de paie digitale.
La sécurité des données arrive en seconde position.
De nombreuses offres sont présentes sur le marché avec des prix variables. De plus, certaines solutions garantissent la sécurité des données grâce à des normes et des certifications.
Améliorer son processus de paie grâce à VSE
VSE est un SIRH SaaS qui centralise de nombreuses données relatives à votre activité et qui vous serviront de base pour établir les fiches de paie.
En effet, les collaborateurs déclarent leur note de frais, remplissent leur CRA (Compte Rendu d’Activités ou feuille de temps), leurs absences, etc.
VSE vous permet de fluidifier votre processus de gestion de paie en vous permettant de générer facilement les bons formats d’exports des données de paie à partir des informations présentes au sein du SIRH et ceci de manière automatique.
Plusieurs avantages donc, vous gagnez du temps et vous évitez les erreurs de saisie.
VSE va encore plus loin. VSE est capable de suivre les écarts de paie d’un mois sur l’autre, à la suite de corrections dans les temps déclarés, les absences posées, etc. Cela permet donc de gérer les régules sur le mois suivant.
Pour finir, VSE vous permet, en fin du processus de paie, de réintégrer les bulletins de paie de vos collaborateurs afin de leur mettre à disposition en ligne et de réintégrer les données réelles de paie.
